دفتر معین و مدیریت حساب مشتریان در نرم افزار

توسط دفتر معین در نرم افزار، می توانید وجوه دریافتی و پرداختی متفرقه را در سیستم ثبت کرده و از آن گزارشات متنوع تهیه نمائید. در دفتر معین، با توجه به حسابهایی که تعریف می کنید می توانید عملیات بدهکار رو بستانکار را بر روی آنها انجام دهید و ضمن گزارش از گردش حساب خاص، از کلیه حسابها به تفکیک گزارش تهیه نمائید. این حسابها می تواند حسابی تعریف شده برای مشتری خاص باشد و یا حسابی جهت کنترل درآمدها و مخارج مرکز.

تعریف حساب و انجام عملیات بدهکار و بستانکار

در دفتر معین، قبل از ثبت اسناد دریافتی و پرداختی (بستانکار – بدهکار)، لازم است ابتدا حساب تعریف کرده و مشخص کنید چه حسابی بدهکار یا بستانکار شده است. از آنجا که عمده عملیات بدهکار و بستانکار کردن مربوط به حساب اشخاص می باشد، کد حساب در دفتر معین همان کد شخص است. یعنی اگر می خواهید حسابی تعریف کنید در لیست اشخاص این حساب را تعریف کنید. برای بدهکار یا بستانکار کردن حساب مورد نظر، از نوار ابزار بالای لیست، بر روی گزینه دریافت و یا پرداخت کلیک کنید.

نکته: دریافت یعنی ثبت سند دریافت (بستانکار کردن حساب) و پرداخت یعنی ثبت سند بدهکار (بدهکار کردن حساب).

ثبت سند دریافت (بستانکار کردن) برای حساب خاص

جهت ثبت سند دریافت جدید در دفتر معین، کافی است بر روی گزینه “دریافت” از نوار ابزار بالای لیست دریافتی ها و پرداختی ها کلیک کنید تا پنجره ورود اطلاعات مربوط به سند دریافت باز گردد. در قسمت پرداخت کننده، کد شخص(کد حساب) را وار نمائید. در قسمت بستانکار، مبلغ مربوطه را وارد کرده و بر روی گزینه ذخیره کلیک نمائید. بدین ترتیب، سند فوق به اسناد موجود در دفتر معین افزوده خواهد شد.

نکته1: در صورتی که دریافتی های شما در طول روز زیاد هستند و این دریافتی ها دارای تعریف خاص هستند (بابت)، و قصد دارید در آینده با توجه به بابت دریافت وجه، گزارش تهیه نمائید، توسط دکمه “بابت”، می توانید عناوینی را جهت بابت دریافت وجه، در سیستم ذخیره نمائید و هنگام ثبت سند بستانکار، آن عنوان را در قسمت بابت درج نمائید.

نکته2: در صورتی که گزینه “چاپ رسید” در پائین پنجره را تیک زده باشید، بلافاصله پس از ذخیره سند، صفحه مربوط به چاپ رسید دریافت وجه باز می گردد و می توانید رسیدی جهت ارائه به مشتری، چاپ کرده و تحویل ایشان نمائید یا برای خود بایگانی نمائید.

ثبت سند پرداخت (بدهکار کردن) برای حساب خاص

عملیات ثبت سند پرداخت در دفتر معین، مانند ثبت سند دریافت می باشد با این تفاوت که مبلغ درج شده در این سند، بعنوان بدهکاری شخص یا حساب، در دفتر معین ثبت می گردد.

تهیه گزارش از گردش حساب مربوط به شخص یا حساب خاص

جهت تهیه گزارش از حساب خاص، از نوار ابزار بالای لیست بر روی گزینه جستجو کلیک نمائید، در پنجره باز شده، کد شخص/حساب را وارد کرده و بر روی دکمه جستجو کلیک نمائید. بدین ترتیب، کلیه اسناد ثبت شده برای حساب مورد نظر آماده می گردد و می توانید از آن گزارش تهیه نمائید. همچنین در صفحه جستجو می توانید تعیین کنید این گزارش در چه بازه زمانی باشده (از چه تاریخی شروع شده و تا چه تاریخی باشد)

 .

بیشتر بخوانید:

تعریف بانک در نرم افزار | تعریف شماره حساب

استخراج لیست دریافتی ها و پرداختی ها به محیط Excel , Access , …

در صورتی که قصد دارید اطلاعات ثبت شده در دفتر معین را صورت فایل اکسل، در قسمتی از رایانه خود ذخیره کنید، بر روی گزینه “Export” از نوار بالای لیست کلیک کنید تا پنجره ذخیره فایل باز گردد. در پنجره باز شده، یک نام برای فایل تعیین کنید و محل ذخیره آن در رایانه را مشخص کنید تا فایل اکسل مربوطه، در محل مورد نظر ایجاد گردد. جهت خروجی گرفتن به محیط های دیگر مانند: ورد، اکسس، اچ تی ام ال و … بر روی جهت نمای کوچک کنار گزینه “Export” کلیک کنید تا منوی مربوطه باز گردد. بدین ترتیب با کلیک بر روی هر کدام از منوها می توانید اطلاعات را از نرم افزار به فرمت های دیگر استخراح کنید.

لیست بدهکاران (حسابهای بدهکار)

این لیست، حسابهای دارای مانده بدهی را به تفکیک حساب و جمع مبالغ دریافتی و پرداختی مشخص می کند. این لیست به طور خودکار و توسط سیستم تهیه می گردد و آن دسته از حسابهایی که در طی گردش مالی، بدهکار محسوب می گردند، را در خود جای می دهد.

لیست بستانکاران (حسابهای بستانکار)

این لیست، حسابهای دارای مانده بستانکاری را به تفکیک حساب و جمع مبالغ دریافتی و پرداختی مشخص می کند. این لیست نیز مانند لیست بدهکاران به طور خودکار و توسط سیستم تهیه می گردد و آن دسته از حسابهایی که در طی گردش مالی، بستانکار محسوب می گردند، را در خود جای می دهد.

گزارش به تفکیک حساب

توسط این بخش، لیست کل دریافتی ها و پرداختی ها به تفکیک حساب نمایش داده می گردد. این لیست ماننده لیست بدهکاران و بستانکاران است، با این تفاوت که حسابها چه بدهکار باشند و چه بستانکار، در این لیست قرار داده می شوند.

گزارش به تفکیک بابت

همانطور که در قسمت ثبت اسناد دریافت و پرداخت اشاره شد، هنگام ثبت سند می توانید قسمتی را تحت عنوان “بابت” در نظر بگیرید. و این “بابت” می توانید بعداً در گزارشگیری، نتایج دقیق تری به شما بدهد. در بخش گزارش به تفکیک بابت در دفتر معین، کلیه اسناد دریافتی و پرداختی، به تفکیک بابت، جمع زده و نمایش داده می گردند و شما میتوانید مشاهده کنید برای برخی بابت ها چه  میزان گردش مالی داشته اید.