نرم‌افزار رستوران، فست‌فود و کافی‌شاپ

نرم‌افزار رستوران چه کمکی به مدیریت فروش می‌کند؟

ثبت سفارش با دفتر، محاسبه دستی مبلغ، انتقال شفاهی سفارش به آشپزخانه و نگهداری جداگانه اطلاعات مشتریان، در ساعات شلوغی احتمال تأخیر و خطا را افزایش می‌دهد. در چنین شرایطی ممکن است یک سفارش اشتباه ثبت شود، فیش بخش مربوط دیر صادر گردد یا مدیر نتواند گزارش دقیقی از فروش، صندوق و عملکرد کاربران دریافت کند.

نرم‌افزار رستوران عارف رایانه فرایند فروش را از انتخاب غذا و ثبت سفارش تا چاپ فیش، تسویه و گزارش‌گیری در یک محیط یکپارچه مدیریت می‌کند. صندوق‌دار می‌تواند سفارش‌های داخل سالن، بیرون‌بر یا ارسالی را ثبت کند و اطلاعات مرتبط با میز، مشتری، پیک و پرداخت را در همان فاکتور نگهداری نماید.

• کاهش خطا در ثبت سفارش و محاسبه مبلغ فاکتور
• افزایش سرعت صدور فیش در ساعات پرتردد
• ارسال منظم سفارش به آشپزخانه، کافی‌شاپ یا بخش مربوط
• تفکیک سفارش‌های داخل سالن، بیرون‌بر و ارسالی
• ثبت سوابق مشتریان، آدرس‌ها و سفارش‌های قبلی
• کنترل عملکرد صندوق‌داران، کاربران و پیک‌ها
• دسترسی به گزارش فروش، صندوق و کالاهای فروخته‌شده

این نرم‌افزار برای چه مجموعه‌هایی مناسب است؟

منو، بخش‌های فروش، چاپگرها، میزها و کاربران نرم‌افزار بر اساس ساختار هر مجموعه تعریف می‌شوند؛ بنابراین برنامه را می‌توان برای مراکز کوچک تک‌صندوقه یا مجموعه‌های دارای چند بخش و چند کاربر تنظیم کرد.

• رستوران‌ها و سفره‌خانه‌ها
• فست‌فودها و اغذیه‌فروشی‌ها
• کافی‌شاپ‌ها و کافه‌رستوران‌ها
• کترینگ‌ها و مراکز تهیه غذا
• آبمیوه و بستنی‌فروشی‌ها
• شیرینی‌فروشی‌ها و مراکز عرضه خوراکی
• مجموعه‌های دارای سالن، بیرون‌بر و ارسال با پیک
• مراکز چندبخشی دارای صندوق، آشپزخانه و کافی‌شاپ

برای انتخاب نسخه مناسب باید تعداد کاربران، تعداد چاپگرها، بخش‌های مجموعه، شیوه ثبت سفارش و نیاز به امکاناتی مانند Caller ID، پیامک یا گزارش‌ساز مشخص شود.

ثبت سفارش و صدور سریع فیش

بخش فروش روزانه برای ثبت سفارش و صدور فیش صندوق طراحی شده است. اپراتور می‌تواند غذاها، نوشیدنی‌ها و سایر اقلام را از منوی تعریف‌شده انتخاب کند، تعداد یا توضیحات لازم را وارد نماید و فاکتور مشتری را صادر کند.

اطلاعات هر سفارش شامل اقلام انتخاب‌شده، مبلغ، نوع سفارش، کاربر ثبت‌کننده و وضعیت تسویه در سیستم باقی می‌ماند. این ساختار، بررسی فروش روزانه و پیگیری فاکتورها را نسبت به روش‌های دستی ساده‌تر می‌کند.

سفارش داخل سالن و مدیریت میز

برای سفارش‌های داخل سالن می‌توان میز مربوط را انتخاب و سفارش‌های آن را ثبت کرد. صندوق‌دار یا کاربر مجاز می‌تواند وضعیت میزها را بررسی کند، اقلام جدید را به سفارش اضافه نماید و در پایان، صورتحساب را بر اساس همان میز تسویه کند.

تفکیک فروش بر اساس میز به مدیر کمک می‌کند سفارش‌های داخل سالن را از سفارش‌های بیرون‌بر یا ارسالی جدا کرده و گزارش دقیق‌تری از نحوه فروش مجموعه داشته باشد.

سفارش بیرون‌بر و تلفنی

در سفارش‌های بیرون‌بر، فاکتور بدون اختصاص میز ثبت می‌شود. برای سفارش تلفنی نیز می‌توان مشتری و آدرس او را انتخاب کرد و در صورت نیاز، پیک مسئول ارسال را در فاکتور مشخص نمود.

نگهداری مشخصات مشتری و آدرس‌های قبلی باعث می‌شود در تماس‌های بعدی، اپراتور بدون ثبت دوباره همه اطلاعات، سفارش را سریع‌تر تکمیل کند.

تعریف منو، غذاها و قیمت‌ها

غذاها، نوشیدنی‌ها، دسرها و سایر اقلام قابل فروش در گروه‌های مشخص تعریف می‌شوند. این گروه‌بندی دسترسی صندوق‌دار به منو را سریع‌تر کرده و گزارش‌گیری از فروش هر گروه را نیز امکان‌پذیر می‌سازد.

گروه‌بندی اقلام منو

هر مجموعه می‌تواند منوی خود را بر اساس ساختار واقعی کسب‌وکار تنظیم کند؛ برای مثال غذاهای ایرانی، فست‌فود، نوشیدنی گرم، نوشیدنی سرد، دسر و سرویس‌های جانبی در گروه‌های جداگانه قرار گیرند.

تعیین قیمت و سقف فروش روزانه

قیمت هر کالا یا غذا در نرم‌افزار ثبت می‌شود تا هنگام صدور فاکتور به‌صورت خودکار محاسبه گردد. برای اقلامی که ظرفیت تولید یا موجودی روزانه محدودی دارند نیز می‌توان سقف فروش تعیین کرد تا کنترل فروش آن‌ها ساده‌تر شود.

نمایش ساده یا تصویری منو

چیدمان اقلام فروش می‌تواند متناسب با شیوه کار اپراتور تنظیم شود. مجموعه‌هایی که منوی متنوع دارند می‌توانند از گروه‌بندی و دسترسی سریع به اقلام استفاده کنند تا ثبت سفارش در زمان شلوغی با کلیک‌های کمتری انجام شود.

ارسال فیش به آشپزخانه و بخش‌های مختلف

در رستوران‌ها و کافه‌های چندبخشی، همه اقلام سفارش در یک محل آماده نمی‌شوند. ممکن است غذا در آشپزخانه، نوشیدنی در کافی‌شاپ و فیش تسویه در صندوق چاپ شود.

نرم‌افزار امکان تعریف چاپگرهای جداگانه برای بخش‌های مختلف را فراهم می‌کند. پس از ثبت سفارش، فیش هر بخش بر اساس اقلام مرتبط برای چاپگر همان قسمت ارسال می‌شود. در نتیجه کارکنان آشپزخانه یا کافی‌شاپ سفارش مربوط به خود را بدون نیاز به انتقال شفاهی دریافت می‌کنند.

• چاپ فیش مشتری در صندوق
• چاپ اقلام غذایی در آشپزخانه
• چاپ نوشیدنی‌ها در بخش کافی‌شاپ
• تفکیک سفارش بر اساس گروه کالا یا بخش آماده‌سازی
• کاهش احتمال فراموش‌شدن یا جابه‌جایی اقلام سفارش

تعداد چاپگرها و شیوه تفکیک فیش‌ها به نسخه نرم‌افزار و ساختار مجموعه بستگی دارد و باید پیش از خرید مشخص شود.

مدیریت مشتریان و سفارش‌های تلفنی

برای مشتریان ثابت می‌توان پرونده‌ای شامل نام، شماره تماس، آدرس و اطلاعات موردنیاز ثبت کرد. هنگام سفارش بعدی، مشخصات قبلی مشتری قابل بازیابی است و اپراتور می‌تواند آدرس مناسب را انتخاب یا اطلاعات جدیدی اضافه کند.

دسترسی به سوابق سفارش مشتری

ثبت فاکتورها به نام مشتری امکان بررسی سفارش‌های قبلی و وضعیت حساب او را فراهم می‌کند. این اطلاعات برای پیگیری سفارش‌های ارسالی، بررسی مراجعات و ارائه خدمات منظم‌تر به مشتریان ثابت کاربرد دارد.

شناسایی تماس با Caller ID

با اتصال دستگاه Caller ID سازگار، شماره تماس ورودی در نرم‌افزار شناسایی می‌شود. اگر شماره قبلاً برای مشتری ثبت شده باشد، اپراتور می‌تواند سریع‌تر به مشخصات و آدرس او دسترسی پیدا کند و سفارش تلفنی را ثبت نماید.

دستگاه Caller ID و تعداد خطوط قابل پشتیبانی باید با نوع خطوط تلفن، تجهیزات مرکز و نسخه نرم‌افزار تطبیق داده شوند.

مدیریت پیک و سفارش‌های ارسالی

برای سفارش‌هایی که خارج از مجموعه تحویل داده می‌شوند، می‌توان پیک مسئول ارسال را مشخص کرد. ثبت پیک در فاکتور باعث می‌شود سفارش‌های تحویل‌شده توسط هر فرد قابل پیگیری و گزارش‌گیری باشند.

• تعریف پیک‌های مجموعه
• اختصاص پیک به سفارش بیرون‌بر
• ثبت مشتری و آدرس تحویل
• تفکیک سفارش‌های ارسالی از فروش داخل سالن
• گزارش‌گیری از سفارش‌ها بر اساس پیک
• بررسی صورتحساب یا گردش مالی مرتبط با پیک‌ها

این بخش برای رستوران‌ها، فست‌فودها و مراکزی که حجم قابل‌توجهی سفارش تلفنی یا ارسالی دارند، اهمیت بیشتری دارد.

ثبت خرید و کنترل موجودی انبار

نرم‌افزار علاوه بر فروش روزانه، امکاناتی برای ثبت خرید و کنترل ورود و خروج کالا دارد. فاکتورهای خرید، رسیدهای انبار و جابه‌جایی اقلام ثبت می‌شوند تا مدیر بتواند وضعیت موجودی کالاهای مورد استفاده یا قابل فروش را بررسی کند.

ثبت فاکتور خرید

خرید مواد، کالاها یا اقلام مصرفی مرکز در قالب فاکتور خرید ثبت می‌شود. این اطلاعات سابقه خرید از تأمین‌کنندگان و مبالغ پرداخت‌شده را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد.

کنترل ورود و خروج کالا

ورود کالا به انبار و خروج آن در سیستم ثبت می‌شود و گزارش موجودی یا گردش کالا قابل دریافت است. این قابلیت برای مجموعه‌هایی که علاوه بر غذا، کالاهای بسته‌بندی‌شده یا اقلام قابل شمارش می‌فروشند نیز کاربرد دارد.

شیوه کسر مواد اولیه بر اساس فرمول تولید یا رسپی، در صورت نیاز مجموعه، باید پیش از خرید با امکانات نسخه انتخابی تطبیق داده شود.

صندوق، تسویه و امور مالی رستوران

پس از ثبت سفارش، مبلغ فاکتور در بخش فروش محاسبه و وضعیت پرداخت آن ثبت می‌شود. مدیر یا کاربر مجاز می‌تواند گردش صندوق، فاکتورهای صادرشده و دریافت‌های روزانه را بررسی کند.

مدیریت صندوق و حساب مشتریان

اطلاعات فروش و دریافت‌ها در سیستم نگهداری می‌شوند و امکان بررسی صورتحساب مشتریان و صندوق وجود دارد. در صورت استفاده از فروش اعتباری یا ثبت حساب برای اشخاص، مانده حساب آن‌ها نیز قابل پیگیری خواهد بود.

حساب‌های بانکی و چک‌ها

بخش مالی نرم‌افزار امکان ثبت اطلاعات حساب‌های بانکی و چک‌های دریافتی یا پرداختی را فراهم می‌کند. این قابلیت به مدیریت کمک می‌کند اسناد مالی مرتبط با فعالیت روزانه مجموعه را در کنار اطلاعات فروش نگهداری کند.

مدیریت کاربران و سطح دسترسی

صندوق‌دار، مدیر، مسئول انبار و سایر کاربران به اطلاعات یکسانی نیاز ندارند. برای هر کاربر می‌توان حساب جداگانه تعریف کرد و دسترسی او را به بخش‌های مختلف نرم‌افزار محدود نمود.

• تعریف نام کاربری مستقل برای کارکنان
• محدودکردن دسترسی به گزارش‌های مدیریتی
• کنترل دسترسی به تنظیمات و اطلاعات مالی
• تفکیک کاربران صندوق، مدیریت و انبار
• گزارش‌گیری از فروش بر اساس اپراتور

استفاده از حساب‌های کاربری جداگانه، علاوه بر کنترل دسترسی، مشخص می‌کند هر فاکتور توسط کدام اپراتور ثبت شده است.

استفاده تک‌کاربره یا تحت شبکه

نرم‌افزار می‌تواند روی یک رایانه اجرا شود یا برای مجموعه‌های دارای چند ایستگاه کاری به‌صورت تحت شبکه راه‌اندازی گردد. در نسخه شبکه، کاربران مجاز از رایانه‌های مختلف به اطلاعات مشترک دسترسی دارند.

برای مثال صندوق‌دار می‌تواند سفارش را ثبت کند، مدیر گزارش‌ها را روی رایانه خود بررسی نماید و کاربر دیگری امور انبار را انجام دهد. تعداد کاربران هم‌زمان، رایانه میزبان و وضعیت شبکه داخلی باید پیش از نصب بررسی شوند.

گزارش فروش و عملکرد رستوران

اطلاعات ثبت‌شده در فاکتورها، صندوق، مشتریان، پیک‌ها و انبار برای جست‌وجو و گزارش‌گیری در دسترس هستند. مدیر می‌تواند عملکرد مجموعه را در یک روز یا بازه زمانی مشخص بررسی کند.

• گزارش تعداد و مبلغ فاکتورهای فروش
• گزارش فروش به تفکیک غذا یا کالا
• گزارش فروش بر اساس گروه منو
• گزارش عملکرد هر اپراتور یا صندوق‌دار
• گزارش سفارش‌های تحویل‌شده توسط هر پیک
• گزارش صورتحساب مشتریان، صندوق و بانک
• گزارش خرید و گردش کالاهای انبار

گزارش‌ساز پویا

در نسخه دارای گزارش‌ساز، کاربر مجاز می‌تواند گزارش‌های متناسب با نیاز مدیریت تهیه کند و ستون‌ها یا قالب چاپ را تنظیم نماید. فعال‌بودن گزارش‌ساز به نسخه انتخابی نرم‌افزار بستگی دارد.

فرایند کار از ثبت سفارش تا تسویه

1. تعریف ساختار مجموعه:
   گروه‌های منو، غذاها، قیمت‌ها، میزها، کاربران، پیک‌ها و چاپگرها ثبت می‌شوند.
2. دریافت سفارش:
   اپراتور نوع سفارش را مشخص کرده و اقلام موردنظر مشتری را انتخاب می‌کند.
3. ثبت اطلاعات مرتبط:
   برای سفارش داخل سالن، میز و برای سفارش ارسالی، مشتری، آدرس و پیک تعیین می‌شوند.
4. ارسال فیش به بخش‌ها:
   فیش صندوق، آشپزخانه یا کافی‌شاپ بر اساس تنظیمات چاپ می‌شود.
5. تکمیل و تسویه سفارش:
   اقلام نهایی، تخفیف و مبلغ پرداختی ثبت شده و فاکتور تسویه می‌شود.
6. گزارش‌گیری:
   مدیر فروش، صندوق، کالاها، کاربران و پیک‌ها را در بازه زمانی موردنظر بررسی می‌کند.

پشتیبان‌گیری و نگهداری اطلاعات

اطلاعات فروش، مشتریان و امور مالی برای فعالیت روزانه مجموعه اهمیت زیادی دارند. نرم‌افزار امکان تهیه فایل پشتیبان از اطلاعات را به‌صورت دستی یا زمان‌بندی‌شده فراهم می‌کند.

نسخه پشتیبان نباید فقط روی همان رایانه اصلی نگهداری شود. بهتر است علاوه بر محل اصلی، یک کپی در حافظه جداگانه یا فضای ذخیره‌سازی امن نگهداری گردد تا در صورت خرابی سخت‌افزار، اطلاعات قابل بازیابی باشند.

نصب، آموزش و به‌روزرسانی نرم‌افزار

پس از انتخاب نسخه مناسب، نرم‌افزار روی رایانه یا شبکه داخلی مجموعه نصب می‌شود. سپس اطلاعات پایه مانند منو، قیمت‌ها، کاربران، میزها، چاپگرها و تنظیمات فروش تعریف می‌گردند.

در نسخه تحت شبکه، ارتباط رایانه‌های صندوق، مدیریت یا سایر کاربران تنظیم می‌شود. چاپگرهای حرارتی و تجهیزات جانبی نیز باید بر اساس نوع اتصال و سازگاری با سیستم راه‌اندازی شوند.

آموزش‌های نصب، شروع کار، فروش روزانه و تهیه نسخه پشتیبان در بخش آموزش محصولات عارف رایانه در دسترس هستند. شرایط به‌روزرسانی و خدمات پشتیبانی بر اساس نسخه و قرارداد خرید تعیین می‌شود.

تفاوت نسخه‌های نرم‌افزار رستوران

نسخه مناسب بر اساس اندازه مجموعه، تعداد چاپگرها و امکانات موردنیاز انتخاب می‌شود. پیش از خرید باید تفاوت امکانات نسخه‌ها با شرایط واقعی رستوران تطبیق داده شود.

تعداد کاربران، لایسنس رایانه‌های اضافی و سازگاری تجهیزات جانبی باید بر اساس اطلاعات صفحه خرید و مشاوره پیش از خرید بررسی شود.

تفاوت نرم‌افزار رستوران با ثبت سفارش دستی

برای انتخاب نسخه مناسب چه اطلاعاتی لازم است؟

• نوع مجموعه؛ رستوران، فست‌فود، کافی‌شاپ یا کترینگ
• تعداد صندوق‌ها و کاربران هم‌زمان
• تعداد رایانه‌های مورد استفاده
• تعداد بخش‌های آماده‌سازی سفارش
• تعداد چاپگرهای صندوق، آشپزخانه و کافی‌شاپ
• نیاز به مدیریت میز، پیک و مشتریان تلفنی
• نیاز به Caller ID، پیامک یا گزارش‌ساز
• نیاز به انبار، خرید و ثبت امور مالی

با مشخص‌کردن این اطلاعات می‌توان نسخه، تعداد لایسنس و تجهیزات مناسب را دقیق‌تر انتخاب کرد و از خرید امکانات کمتر یا بیشتر از نیاز مجموعه جلوگیری نمود.