نرم‌افزار املاک ویژه مدیریت فایل‌ها و مشاوران

نرم‌افزار املاک عارف‌رایانه چه کمکی به آژانس می‌کند؟

با افزایش تعداد فایل‌های ملکی، متقاضیان، قراردادها و مشاوران، نگهداری اطلاعات در دفترهای کاغذی، فایل‌های پراکنده یا جدول‌های Excel به‌تدریج دشوار می‌شود. پیدا کردن ملک متناسب با درخواست مشتری زمان بیشتری می‌گیرد، سوابق پیگیری‌ها از دست می‌رود و کنترل دسترسی مشاوران به فایل‌ها نیز پیچیده‌تر می‌شود.

نرم‌افزار املاک عارف رایانه اطلاعات فایل‌های فروش، رهن، اجاره و معاوضه را در یک بانک اطلاعاتی متمرکز نگهداری می‌کند. مدیر و مشاوران می‌توانند مشخصات ملک، مالک، متقاضی، تصاویر، قراردادها، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و چک‌ها را ثبت کرده و بر اساس سطح دسترسی تعیین‌شده به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند.

• جلوگیری از پراکندگی اطلاعات فایل‌های ملکی و مشتریان
• کاهش زمان جست‌وجوی ملک متناسب با شرایط متقاضی
• تفکیک دسترسی مشاوران به فایل‌ها و اطلاعات داخلی آژانس
• سامان‌دهی قراردادها، چک‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها
• بایگانی و بازیابی سریع فایل‌های غیرفعال یا معامله‌شده
• دسترسی مدیر به گزارش‌های اجرایی و مالی مجموعه

این نرم‌افزار برای چه دفاتر املاکی مناسب است؟

این محصول برای آژانس‌ها و بنگاه‌هایی طراحی شده است که علاوه بر ثبت فایل‌های ملکی، به مدیریت مشاوران، مشتریان، قراردادها و امور مالی مرتبط با معاملات نیاز دارند.

• دفاتر املاک فعال در خرید، فروش، رهن و اجاره
• آژانس‌های دارای چند مشاور یا کاربر هم‌زمان
• دفاتر دارای تعداد زیاد فایل ملکی و درخواست متقاضی
• مجموعه‌های نیازمند تفکیک فایل‌ها بر اساس مشاور
• بنگاه‌هایی که قرارداد، چک و حساب مشتریان را در داخل مجموعه مدیریت می‌کنند
• آژانس‌هایی که قصد جایگزینی فایلینگ کاغذی یا Excel با یک بانک اطلاعاتی منظم را دارند

فایلینگ و مدیریت فایل‌های ملکی

بخش فایلینگ، مرکز اصلی ثبت و نگهداری اطلاعات املاک در نرم‌افزار است. برای هر ملک می‌توان نوع معامله، نوع کاربری، مشخصات فنی، موقعیت جغرافیایی، اطلاعات مالک و سایر جزئیات موردنیاز دفتر را ثبت کرد. این ساختار باعث می‌شود اطلاعات هر فایل به‌صورت استاندارد وارد شود و هنگام جست‌وجو یا گزارش‌گیری در دسترس باشد.

ثبت انواع فایل فروش، رهن، اجاره و معاوضه

فایل‌های ملکی را می‌توان بر اساس نوع معامله دسته‌بندی کرد. همچنین در صورت تغییر تصمیم مالک، نوع واگذاری فایل قابل تغییر است؛ برای مثال یک ملک فروشی می‌تواند به فایل رهن و اجاره تبدیل شود، بدون اینکه سوابق و اطلاعات اصلی آن از بین برود.

تعریف انواع ملک و کاربری

آپارتمان، خانه ویلایی، زمین، باغ، واحد اداری، مغازه، واحد تجاری، کارخانه، انبار و سایر انواع ملک در سیستم قابل تعریف هستند. مدیر می‌تواند دسته‌بندی‌ها و گزینه‌های موردنیاز دفتر را متناسب با حوزه فعالیت آژانس تنظیم کند.

ثبت مناطق و موقعیت جغرافیایی

اطلاعات جغرافیایی از سطح استان و شهر تا منطقه، محله، خیابان و نشانی ملک قابل ثبت است. این اطلاعات امکان جست‌وجوی سریع فایل‌ها در محدوده موردنظر مشتری را فراهم می‌کند. قابلیت استفاده از نقشه و بزرگ‌نمایی مناطق نیز برای بررسی موقعیت فایل‌ها در نظر گرفته شده است.

ثبت مشخصات، تصاویر و فیلم ملک

برای هر فایل می‌توان جزئیاتی مانند مساحت، تعداد اتاق، طبقه، امکانات، قیمت، شرایط معامله و توضیحات تکمیلی را نگهداری کرد. امکان افزودن تصویر و فیلم نیز به مشاور کمک می‌کند پیش از هماهنگی بازدید، اطلاعات کامل‌تری در اختیار متقاضی قرار دهد.

بایگانی فایل‌های غیرفعال

فایل‌های معامله‌شده، منصرف‌شده یا غیرفعال بدون حذف کامل اطلاعات بایگانی می‌شوند. در صورت نیاز می‌توان فایل بایگانی‌شده را بازیابی کرد و سوابق آن را دوباره مورد بررسی قرار داد.

جست‌وجوی پیشرفته ملک و مدیریت درخواست متقاضیان

جست‌وجوی سریع و دقیق، یکی از مهم‌ترین نیازهای روزانه مشاور املاک است. نرم‌افزار امکان فیلتر کردن فایل‌ها بر اساس نوع معامله، محدوده جغرافیایی، نوع ملک، متراژ، قیمت و سایر مشخصات ثبت‌شده را فراهم می‌کند.

هنگامی که فایل مناسبی برای مشتری وجود نداشته باشد، شرایط موردنظر او به‌عنوان یک درخواست در دفتر تقاضا ثبت می‌شود. با ورود فایل‌های جدید، مشاور می‌تواند دوباره درخواست‌های ثبت‌شده را بررسی کرده و گزینه‌های منطبق را به متقاضی معرفی کند.

• جست‌وجو بر اساس مشخصات کامل ملک
• فیلتر فایل‌ها بر اساس فروش، رهن، اجاره یا معاوضه
• جست‌وجو بر اساس شهر، منطقه، محله و خیابان
• ثبت نیاز متقاضی در صورت موجود نبودن فایل مناسب
• بازیابی درخواست‌های قبلی برای پیگیری مجدد
• چاپ یا تهیه گزارش از نتایج جست‌وجو

مدیریت مالک، متقاضی، مشتری و همکار

اطلاعات اشخاص در یک دفترچه متمرکز نگهداری می‌شود و می‌توان هر شخص را در گروه‌هایی مانند مالک، خریدار، مستأجر، متقاضی، همکار یا مشاور دسته‌بندی کرد. این ساختار از ثبت چندباره اطلاعات جلوگیری کرده و دسترسی به سوابق هر شخص را ساده‌تر می‌کند.

فایل‌های متعلق به هر مالک، درخواست‌های ثبت‌شده، قراردادها، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و سایر سوابق مرتبط با شخص از طریق پرونده او قابل پیگیری هستند. در نتیجه، هنگام مراجعه یا تماس مجدد مشتری، اطلاعات موردنیاز سریع‌تر در دسترس قرار می‌گیرد.

تنظیم، ثبت و چاپ قراردادهای املاک

پس از توافق طرفین، اطلاعات مالک، خریدار، فروشنده، موجر، مستأجر و ملک می‌تواند در قرارداد موردنظر استفاده شود. نرم‌افزار امکان ثبت و مدیریت انواع قراردادهای خرید و فروش، مبایعه‌نامه، اجاره‌نامه و سایر قراردادهای مورد استفاده دفتر املاک را فراهم می‌کند.

طراحی و ویرایش قالب قرارداد

مدیر سیستم می‌تواند قالب قراردادها را متناسب با رویه دفتر تنظیم کند. این قابلیت برای دفاتری مفید است که از متن‌ها، بندها یا فرم‌های اختصاصی استفاده می‌کنند و نمی‌خواهند برای هر معامله، قرارداد را از ابتدا تایپ کنند.

بایگانی و جست‌وجوی قراردادها

قراردادهای ثبت‌شده قابل جست‌وجو و گزارش‌گیری هستند. نگهداری سوابق قرارداد در کنار اطلاعات ملک و طرفین معامله، دسترسی به پرونده‌های قبلی را سریع‌تر و منظم‌تر می‌کند.

• ثبت مبایعه‌نامه خرید و فروش
• ثبت و چاپ اجاره‌نامه
• تعریف قالب‌های قراردادی متناسب با دفتر
• جست‌وجوی قرارداد بر اساس طرفین یا مشخصات پرونده
• نگهداری سوابق قراردادهای ثبت‌شده

مدیریت حساب مشتریان، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و چک‌ها

بخش مالی نرم‌افزار برای ثبت عملیات مرتبط با مشتریان، مالکین و طرفین معامله طراحی شده است. برای هر شخص می‌توان حساب بدهکار و بستانکار تشکیل داد و اسناد دریافت یا پرداخت را در پرونده مالی او نگهداری کرد.

دفتر حساب اشخاص

گردش مالی هر شخص در دفتر حساب او ثبت می‌شود. مدیر می‌تواند وضعیت بدهکاری، بستانکاری و سوابق تراکنش‌های ثبت‌شده را مشاهده کرده و گزارش موردنیاز را تهیه کند.

مدیریت چک‌های دریافتی و پرداختی

اطلاعات چک شامل شماره، بانک، تاریخ سررسید، مبلغ، صادرکننده یا دریافت‌کننده قابل ثبت است. گزارش وضعیت چک‌ها و قابلیت چاپ چک نیز به مدیریت بهتر تعهدات مالی دفتر کمک می‌کند.

مدیریت حساب‌های بانکی

حساب‌های بانکی مورد استفاده مجموعه در نرم‌افزار تعریف می‌شوند تا اسناد مالی، چک‌ها و تراکنش‌های مرتبط به‌صورت منظم‌تری ثبت و پیگیری شوند. برای مجموعه‌هایی که فقط به چاپ و مدیریت چک نیاز دارند، صفحه نرم‌افزار چاپ چک عارف رایانه اطلاعات تخصصی‌تری ارائه می‌کند.

مدیریت مشاوران و تعیین سطح دسترسی

اطلاعات فایل‌های مالکین و متقاضیان از دارایی‌های مهم یک آژانس املاک محسوب می‌شود. به همین دلیل، دسترسی کاربران نباید برای تمام بخش‌ها یکسان باشد. مدیر سیستم می‌تواند برای منشی، حسابدار، مدیر و هر مشاور حساب کاربری جداگانه ایجاد کرده و مجوزهای متناسب با مسئولیت او را تعیین کند.

فایل‌ها می‌توانند بر اساس مشاور تفکیک شوند. برای مثال، مشاوری که فقط روی فایل‌های اجاره فعالیت می‌کند، تنها به اطلاعات مرتبط با حوزه خود دسترسی خواهد داشت؛ در حالی که مدیر آژانس می‌تواند بر تمام فایل‌های ثبت‌شده و فعالیت کاربران نظارت کند.

• تعریف نام کاربری مستقل برای هر کاربر
• تعیین دسترسی به بخش‌های مختلف نرم‌افزار
• محدود کردن مشاهده یا ویرایش فایل‌ها
• تفکیک فایل‌ها بر اساس مشاور مسئول
• دسترسی مدیریتی به اطلاعات کل مجموعه

سطح دسترسی نرم‌افزار جایگزین سیاست‌های داخلی امنیت اطلاعات، رمزهای عبور مناسب و تهیه نسخه پشتیبان نیست؛ اما امکان کنترل منطقی دسترسی کاربران به اطلاعات آژانس را فراهم می‌کند.

پیامک، Caller ID و یادآوری فعالیت‌ها

نرم‌افزار به امکانات ارتباطی و پیگیری داخلی مجهز است تا اطلاعات تماس و فعالیت‌های روزانه در کنار پرونده مشتری نگهداری شوند.

ارسال و دریافت پیامک

با اتصال نرم‌افزار به سامانه پیام کوتاه سازگار، امکان ارسال پیامک‌های اطلاع‌رسانی و پیگیری برای مشتریان فراهم می‌شود. فعال‌سازی این بخش به حساب پیامکی و تنظیمات سرویس‌دهنده نیاز دارد.

شناسایی تماس با Caller ID

قابلیت Caller ID برای نمایش و شناسایی شماره تماس‌های ورودی در نظر گرفته شده است. استفاده از این امکان به تجهیزات و خطوط تلفن سازگار با نرم‌افزار نیاز دارد.

دفتر یادداشت و یادآوری

قرارها، تماس‌های بعدی، بازدیدها و یادداشت‌های روزانه در دفتر یادداشت ثبت می‌شوند. یادداشت‌ها قابل جست‌وجو و چاپ هستند و به مشاوران کمک می‌کنند پیگیری‌های مهم را فراموش نکنند.

گزارش‌های مدیریتی و گزارش‌ساز

اطلاعات ثبت‌شده زمانی ارزش مدیریتی پیدا می‌کند که بتوان از آن گزارش دقیق تهیه کرد. نرم‌افزار امکان گزارش‌گیری از فایل‌ها، مشتریان، قراردادها، حساب‌ها، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و چک‌ها را فراهم می‌کند.

گزارش‌ساز پویا نیز برای تهیه خروجی‌های متناسب با نیاز مدیر آژانس در نظر گرفته شده است. به‌جای بررسی دستی پرونده‌ها، مدیر می‌تواند اطلاعات موردنظر را بر اساس فیلترها و شرایط انتخابی استخراج کند.

• گزارش فهرست فایل‌های فعال و بایگانی‌شده
• گزارش فایل‌ها بر اساس نوع ملک یا نوع معامله
• گزارش قراردادهای ثبت‌شده
• گزارش حساب اشخاص و گردش مالی
• گزارش چک‌های دریافتی، پرداختی و سررسیدشده
• تهیه گزارش‌های اختصاصی بر اساس اطلاعات ثبت‌شده

فرایند کار با نرم‌افزار از ثبت فایل تا قرارداد

1. تعریف ساختار دفتر:
   انواع ملک، مناطق، کاربران، مشاوران، حساب‌های بانکی و قالب‌های موردنیاز تعریف می‌شوند.
2. ثبت مالک و فایل ملک:
   مشخصات مالک، نوع معامله، موقعیت، قیمت، امکانات، تصاویر و جزئیات ملک وارد می‌شود.
3. ثبت درخواست متقاضی:
   بودجه، منطقه، نوع ملک و سایر شرایط مشتری در دفتر تقاضا ثبت می‌شود.
4. جست‌وجو و معرفی گزینه مناسب:
   مشاور فایل‌های منطبق با درخواست مشتری را جست‌وجو کرده و برای بازدید یا مذاکره معرفی می‌کند.
5. ثبت توافق و قرارداد:
   اطلاعات طرفین و ملک در مبایعه‌نامه، اجاره‌نامه یا قرارداد موردنظر استفاده می‌شود.
6. ثبت عملیات مالی:
   دریافت‌ها، پرداخت‌ها، چک‌ها و حساب طرفین معامله ثبت و پیگیری می‌شوند.
7. بایگانی و گزارش‌گیری:
   پس از انجام معامله، فایل و سوابق مرتبط بایگانی شده و گزارش‌های مدیریتی در دسترس باقی می‌مانند.

مشخصات فنی و شیوه راه‌اندازی

برای راه‌اندازی نسخه شبکه، لازم است وضعیت رایانه‌ها، شبکه داخلی، تعداد کاربران و تجهیزات جانبی پیش از نصب بررسی شود. در مجموعه‌های چندکاربره، انتخاب رایانه میزبان و تنظیم صحیح دسترسی‌ها بر پایداری عملکرد نرم‌افزار تأثیر دارد.

تفاوت نرم‌افزار املاک با فایلینگ کاغذی و Excel

نصب، آموزش، به‌روزرسانی و پشتیبانی

پس از انتخاب نسخه مناسب، نرم‌افزار روی سیستم مجموعه نصب و تنظیمات اولیه آن انجام می‌شود. در نسخه‌های تحت شبکه، ارتباط میان رایانه‌های کاربران و بانک اطلاعاتی نیز متناسب با زیرساخت دفتر پیکربندی خواهد شد.

راهنمای نصب و استفاده در قالب مستندات و محتوای آموزشی ارائه می‌شود. خدمات پشتیبانی نیز بر اساس شرایط نسخه خریداری‌شده می‌تواند از طریق ارتباط آنلاین و نرم‌افزار کنترل از راه دور انجام شود. به‌روزرسانی‌های ارائه‌شده از طریق زیرساخت عارف رایانه در اختیار کاربران قرار می‌گیرند.

پیش از خرید نسخه شبکه یا راه‌اندازی امکاناتی مانند پیامک و Caller ID، بهتر است تعداد کاربران، نوع خطوط تلفن، تجهیزات موجود و شرایط شبکه داخلی با کارشناسان فروش بررسی شود.