نرم‌افزار انبارداری و مدیریت موجودی کالا

نرم‌افزار انبارداری چه کمکی به کنترل موجودی کالا می‌کند؟

ثبت ورود و خروج کالا در دفتر، فایل‌های پراکنده یا فاکتورهای کاغذی، بررسی موجودی واقعی انبار را دشوار می‌کند. با افزایش تعداد کالاها و انبارها نیز احتمال مغایرت موجودی، ثبت تکراری اطلاعات و فراموش‌شدن سفارش کالا بیشتر می‌شود.

نرم‌افزار انبارداری عارف رایانه اطلاعات کالاها، انبارها، طرف‌حساب‌ها و اسناد خرید و فروش را در یک بانک اطلاعاتی متمرکز نگهداری می‌کند. انباردار می‌تواند ورود و خروج کالا را ثبت کند و مدیر مجموعه نیز موجودی، کاردکس و گردش تعدادی یا ریالی کالاها را بررسی نماید.

• تعریف و مدیریت چند انبار
• ثبت موجودی اولیه کالاها
• ثبت ورود و خروج تعدادی و ریالی کالا
• صدور فاکتور خرید، فروش و پیش‌فاکتور
• کنترل حداقل، حداکثر و نقطه سفارش
• انتخاب سریع کالا با بارکدخوان
• مشاهده کاردکس و موجودی هر کالا
• گزارش‌گیری بر اساس کالا، انبار و طرف‌حساب

این نرم‌افزار برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

نرم‌افزار برای مجموعه‌هایی مناسب است که با خرید، نگهداری، فروش یا توزیع کالا سروکار دارند و می‌خواهند موجودی خود را به‌صورت ساختاریافته کنترل کنند.

• شرکت‌های بازرگانی و توزیعی
• فروشگاه‌ها و عمده‌فروشی‌ها
• انبارهای قطعات و لوازم یدکی
• مراکز پخش کالا
• کارگاه‌ها و واحدهای خدماتی دارای انبار
• شرکت‌های دارای چند انبار یا شعبه
• مجموعه‌های دارای انباردار، مدیر فروش و حسابدار
• کسب‌وکارهای نیازمند ثبت فاکتور و حساب طرف‌حساب‌ها

این محصول برای مدیریت کالا، موجودی، خرید و فروش و حساب‌های ساده طراحی شده است. کسب‌وکارهایی که به حسابداری مالی، تولید، بهای تمام‌شده یا ردیابی سریال و بچ نیاز دارند، باید امکانات موردنیاز خود را پیش از خرید بررسی کنند.

تعریف و مدیریت چند انبار

در نرم‌افزار می‌توان انبارهای مختلف مجموعه را به‌صورت مستقل تعریف کرد. هنگام ثبت موجودی، فاکتور یا سند ورود و خروج، انبار مربوط انتخاب می‌شود تا موجودی و گردش کالاها به تفکیک هر انبار قابل بررسی باشد.

• تعریف انبارهای موردنیاز مجموعه
• اختصاص کالا و موجودی به هر انبار
• ثبت عملیات ورود و خروج بر اساس انبار
• مشاهده موجودی کلی یا تفکیکی انبارها
• گزارش‌گیری از گردش کالا در هر انبار

این قابلیت برای شرکت‌هایی که انبار مرکزی، انبار فروشگاه یا محل‌های نگهداری جداگانه دارند، کاربرد بیشتری دارد.

تعریف کالا و طبقه‌بندی موجودی

برای هر کالا می‌توان پرونده‌ای شامل کد، نام، گروه، قیمت، تصویر و اطلاعات موردنیاز مجموعه تشکیل داد. کالاها در گروه‌ها و زیرگروه‌های مشخص طبقه‌بندی می‌شوند تا انتخاب آن‌ها در فاکتورها و گزارش‌ها سریع‌تر انجام شود.

کدگذاری و گروه‌بندی کالاها

کالاها را می‌توان بر اساس نوع، برند، کاربرد یا ساختار داخلی کسب‌وکار گروه‌بندی کرد. برای نمونه، قطعات خودرو، لوازم مصرفی و تجهیزات می‌توانند در گروه‌های مستقل قرار گیرند.

ثبت قیمت و تصویر کالا

قیمت و تصویر کالا در پرونده آن ثبت می‌شوند و هنگام صدور فاکتور یا جست‌وجوی موجودی در اختیار کاربر قرار می‌گیرند. قیمت‌ها باید بر اساس سیاست فروش و سطح دسترسی کاربران مدیریت شوند.

تعریف خدمات قابل فروش

در صورت پشتیبانی نسخه انتخابی، خدماتی که موجودی فیزیکی ندارند نیز می‌توانند برای استفاده در پیش‌فاکتور یا فاکتور تعریف شوند. جزئیات این قابلیت پیش از خرید بررسی شود.

ثبت موجودی اولیه کالاها

هنگام شروع استفاده از نرم‌افزار، موجودی فعلی کالاها به‌عنوان موجودی اولیه ثبت می‌شود. این مقدار مبنای محاسبه موجودی پس از ثبت اسناد خرید، فروش، ورود و خروج خواهد بود.

ثبت موجودی اولیه باید پس از شمارش واقعی کالاها انجام شود تا گزارش موجودی نرم‌افزار با وضعیت فیزیکی انبار هماهنگ باشد.

• انتخاب کالا و انبار مربوط
• ثبت تعداد اولیه موجودی
• ثبت ارزش یا قیمت اولیه در صورت نیاز
• اصلاح اطلاعات توسط کاربران مجاز
• استفاده از مقدار اولیه در گزارش کاردکس

ثبت ورود و خروج کالا

ورود کالا به انبار و خروج آن از طریق اسناد مشخص ثبت می‌شوند. هر سند شامل کالا، تعداد، انبار، تاریخ، طرف‌حساب و توضیحات مربوط است.

رسید ورود کالا

ورود کالا بر اثر خرید یا سایر عملیات انبار در سیستم ثبت می‌شود و موجودی انبار مربوط افزایش پیدا می‌کند. رسید ثبت‌شده نیز برای بایگانی یا تحویل به واحد مرتبط قابل چاپ است.

رسید یا حواله خروج کالا

هنگام فروش، تحویل یا خروج کالا، سند مربوط ثبت می‌شود و تعداد کالا از موجودی همان انبار کسر خواهد شد. اطلاعات خروج برای بررسی‌های بعدی در کاردکس باقی می‌مانند.

ثبت اطلاعات تعدادی و ریالی

اسناد انبار می‌توانند شامل تعداد و ارزش ریالی کالا باشند. این اطلاعات برای تهیه گزارش گردش کالا و بررسی ارزش ورود و خروج در بازه زمانی مشخص کاربرد دارند.

صدور فاکتور خرید، فروش و پیش‌فاکتور

خرید و فروش کالاها در قالب فاکتور ثبت می‌شوند. اقلام فاکتور از بانک کالا انتخاب شده و اطلاعات طرف‌حساب، تعداد، قیمت و مبلغ نهایی در سند نگهداری خواهند شد.

فاکتور خرید

هنگام خرید کالا از تأمین‌کننده، فاکتور خرید ثبت می‌شود و موجودی کالاهای مربوط افزایش می‌یابد. سابقه خرید و اطلاعات تأمین‌کننده نیز برای گزارش‌گیری حفظ می‌شوند.

فاکتور فروش

فاکتور فروش برای ثبت تحویل کالا به مشتری استفاده می‌شود. پس از ثبت نهایی، موجودی کالاها به‌روزرسانی شده و مبلغ معامله در حساب طرف‌حساب قابل پیگیری است.

پیش‌فاکتور

پیش از قطعی‌شدن فروش می‌توان پیش‌فاکتور صادر کرد. پیش‌فاکتور شامل اقلام و مبلغ پیشنهادی است و تا زمان تبدیل‌شدن به فروش نهایی نباید موجودی را تغییر دهد.

قالب و محتوای اسناد چاپی بر اساس نیاز مجموعه قابل تنظیم است. امکانات دقیق طراحی فاکتور باید با نسخه انتخابی بررسی شود.

ثبت سریع کالا با بارکدخوان

هنگام صدور فاکتور یا سند ورود و خروج، کالا را می‌توان از طریق بارکدخوان سازگار انتخاب کرد. این روش سرعت ثبت اقلام را افزایش می‌دهد و نیاز به جست‌وجوی دستی نام کالا را کاهش می‌دهد.

• انتخاب کالا با اسکن بارکد
• استفاده در فاکتور خرید و فروش
• کاهش خطا در انتخاب کالاهای مشابه
• افزایش سرعت ثبت اسناد پرتعداد

نوع بارکدخوان، روش اتصال و سازگاری آن با نرم‌افزار باید پیش از خرید یا راه‌اندازی بررسی شود.

کنترل حداقل، حداکثر و نقطه سفارش کالا

برای هر کالا می‌توان مقادیر کنترلی موجودی را مشخص کرد. این اطلاعات به مدیر کمک می‌کنند کالاهای کم‌موجودی یا کالاهایی را که به زمان سفارش مجدد رسیده‌اند، سریع‌تر شناسایی کند.

حداقل موجودی

حداقل موجودی نشان می‌دهد چه زمانی مقدار کالا از سطح ایمن نگهداری پایین‌تر آمده است و باید برای تأمین آن اقدام شود.

حداکثر موجودی

حداکثر موجودی برای جلوگیری از نگهداری بیش‌ازحد کالا و اشغال غیرضروری فضای انبار کاربرد دارد.

نقطه سفارش

نقطه سفارش مقداری است که با رسیدن موجودی به آن، فرایند خرید یا تأمین مجدد کالا باید آغاز شود. این مقدار بر اساس سرعت مصرف، زمان تأمین و سیاست انبار تعیین می‌شود.

کاردکس تعدادی و ریالی کالا

کاردکس، سابقه کامل ورود و خروج هر کالا را نمایش می‌دهد. کاربر می‌تواند بررسی کند کالا در چه تاریخی، با چه سندی، از کدام انبار و برای کدام طرف‌حساب وارد یا خارج شده است.

• مشاهده گردش تعدادی کالا
• مشاهده گردش ریالی کالا
• فیلتر بر اساس کالا یا انبار
• بررسی ورود و خروج در بازه زمانی
• مشاهده موجودی پس از هر گردش
• چاپ یا استخراج گزارش کاردکس

کاردکس برای پیدا کردن علت مغایرت موجودی و بررسی سابقه گردش کالا یکی از گزارش‌های اصلی انبار است.

مدیریت مشتریان، تأمین‌کنندگان و عاملان فروش

اشخاص و شرکت‌های مرتبط با خرید و فروش در بانک طرف‌حساب‌ها ثبت می‌شوند. اطلاعات تماس، فاکتورها و گردش مالی هر شخص از طریق پرونده او قابل جست‌وجو هستند.

• تعریف مشتریان و خریداران
• تعریف تأمین‌کنندگان کالا
• تعریف عاملان فروش
• ثبت اطلاعات تماس و نشانی
• مشاهده فاکتورها و گردش حساب شخص
• گزارش‌گیری بر اساس تأمین‌کننده یا مشتری

دفتر حساب و مدیریت دریافت‌ها و پرداخت‌ها

دریافت‌ها و پرداخت‌های مرتبط با مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر اشخاص در دفتر حساب ثبت می‌شوند. وضعیت بدهکاری، بستانکاری و گردش حساب هر طرف‌حساب نیز قابل بررسی است.

ثبت سند دریافت و پرداخت

برای هر تراکنش می‌توان مبلغ، تاریخ، شخص، بابت و توضیحات را ثبت کرد و در صورت نیاز رسید دریافت یا پرداخت تهیه نمود.

چک‌ها و حساب‌های بانکی

اطلاعات چک‌های دریافتی و پرداختی و حساب‌های بانکی مجموعه قابل ثبت و پیگیری هستند. سطح دسترسی به این اطلاعات باید فقط برای کاربران مالی یا مدیر فعال باشد.

این بخش برای حساب اشخاص و عملیات مالی ساده طراحی شده است و نباید بدون بررسی، جایگزین سیستم حسابداری مالی و مالیاتی کامل در نظر گرفته شود.

گزارش موجودی و گردش کالا

اطلاعات کالاها، اسناد و فاکتورها در گزارش‌های مختلف قابل بررسی هستند. مدیر می‌تواند گزارش را بر اساس انبار، کالا، طرف‌حساب یا بازه زمانی محدود کند.

• گزارش موجودی کلی کالاها
• گزارش موجودی به تفکیک انبار
• گزارش ورود و خروج تعدادی
• گزارش ورود و خروج ریالی
• گزارش کاردکس کالا
• گزارش فاکتورهای خرید و فروش
• گزارش کالاهای رسیده به نقطه سفارش
• گزارش گردش حساب طرف‌حساب‌ها

گزارش‌ساز قابل تنظیم

در نسخه دارای گزارش‌ساز، کاربر مجاز می‌تواند ستون‌ها و اطلاعات موردنیاز را انتخاب و قالب گزارش را متناسب با نیاز مجموعه تنظیم کند.

خروجی اطلاعات

گزارش‌ها می‌توانند برای استفاده یا بایگانی در قالب‌هایی مانند Excel، Word، HTML یا فایل متنی استخراج شوند. فرمت‌های دقیق خروجی باید با نسخه انتخابی تطبیق داده شوند.

استفاده تک‌کاربره یا تحت شبکه

کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند نرم‌افزار را روی یک رایانه اجرا کنند. در مجموعه‌های دارای انباردار، مدیر فروش یا کاربران متعدد، امکان راه‌اندازی تحت شبکه وجود دارد.

سطح دسترسی کاربران

برای هر کاربر می‌توان نام کاربری و دسترسی مستقل تعریف کرد. مدیر می‌تواند دسترسی به اطلاعات مالی، تغییر قیمت، حذف اسناد، گزارش‌ها یا تنظیمات نرم‌افزار را محدود نماید.

امکانات ارتباطی و یادآوری

در نسخه یا پیکربندی دارای امکانات ارتباطی، نرم‌افزار می‌تواند به سامانه پیام کوتاه یا تجهیزات Caller ID سازگار متصل شود.

ارسال پیامک

اطلاعات تماس طرف‌حساب‌ها برای ارسال پیام‌های اطلاع‌رسانی قابل استفاده است. فعال‌سازی این قابلیت به سامانه پیامکی، اعتبار ارسال و نسخه نرم‌افزار بستگی دارد.

Caller ID

با اتصال دستگاه سازگار، شماره تماس ورودی شناسایی می‌شود و در صورت ثبت شماره، اطلاعات طرف‌حساب در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.

از آنجا که این قابلیت‌ها جزو فرایند اصلی انبارداری نیستند، نیاز به آن‌ها باید هنگام انتخاب نسخه مشخص شود.

پشتیبان‌گیری از اطلاعات انبار

اطلاعات موجودی، فاکتورها و حساب طرف‌حساب‌ها باید به‌صورت منظم پشتیبان‌گیری شوند. نرم‌افزار امکان تهیه نسخه پشتیبان از بانک اطلاعاتی را به‌صورت دستی یا زمان‌بندی‌شده فراهم می‌کند.

بهتر است یک کپی از فایل پشتیبان در حافظه یا فضای ذخیره‌سازی جدا از رایانه اصلی نگهداری شود تا در صورت خرابی سخت‌افزار، اطلاعات قابل بازیابی باشند.

فرایند کار از تعریف کالا تا گزارش موجودی

1. تعریف انبارها:
   انبارها و محل‌های نگهداری موردنیاز مجموعه تعریف می‌شوند.
2. تعریف کالاها:
   کد، عنوان، گروه، قیمت و اطلاعات هر کالا ثبت می‌شوند.
3. ثبت موجودی اولیه:
   تعداد فعلی هر کالا در انبار مربوط وارد می‌شود.
4. ثبت ورود کالا:
   خرید یا ورود کالا با فاکتور و رسید انبار ثبت می‌شود.
5. ثبت خروج کالا:
   فروش یا خروج کالا ثبت و از موجودی کسر می‌شود.
6. کنترل موجودی:
   کاردکس، موجودی و کالاهای رسیده به نقطه سفارش بررسی می‌شوند.
7. گزارش‌گیری:
   مدیر گزارش کالاها، انبارها، فاکتورها و طرف‌حساب‌ها را دریافت می‌کند.

تفاوت نرم‌افزار انبارداری با ثبت دستی موجودی

مشخصات فنی و شیوه راه‌اندازی

برای انتخاب نسخه مناسب چه اطلاعاتی لازم است؟

• تعداد انبارها و کالاها
• تعداد کاربران و رایانه‌ها
• نیاز به استفاده تحت شبکه
• نیاز به فاکتور خرید، فروش و پیش‌فاکتور
• نیاز به بارکدخوان
• نیاز به دفتر حساب، چک و حساب بانکی
• نیاز به پیامک، Caller ID یا گزارش‌ساز
• فرمت‌های موردنیاز برای خروجی اطلاعات

نرم‌افزار در نسخه‌های استاندارد، پیشرفته و حرفه‌ای عرضه می‌شود و برای نصب روی رایانه‌های بیشتر نیز امکان تهیه لایسنس کاربر اضافه وجود دارد. تفاوت دقیق نسخه‌ها باید پیش از خرید بررسی شود.

برای انتخاب نسخه مناسب، با
کارشناسان فروش عارف رایانه
مشورت کنید.