نرم‌افزار هتلداری و مدیریت هتل

نرم‌افزار هتلداری چه کمکی به مدیریت رزرو و پذیرش می‌کند؟

مدیریت هم‌زمان رزروها، وضعیت اتاق‌ها، ورود و خروج مهمانان، خدمات اقامت و صورتحساب‌ها با دفتر یا فایل‌های جداگانه، احتمال تداخل اطلاعات و خطای پذیرش را افزایش می‌دهد. این مسئله در روزهای شلوغ یا مجموعه‌های دارای تعداد زیادی اتاق و کاربر جدی‌تر می‌شود.

نرم‌افزار هتلداری عارف رایانه اطلاعات رزرو، پذیرش، تخصیص اتاق، خدمات، اقامت و تسویه مهمان را در یک سیستم متمرکز ثبت می‌کند. مسئول پذیرش می‌تواند وضعیت اتاق‌ها را بررسی و پرونده مهمان را تکمیل کند و مدیر مجموعه نیز به اطلاعات مالی و گزارش‌های عملکرد دسترسی داشته باشد.

• مشاهده سریع اتاق‌های آزاد، رزروشده و اشغال‌شده
• کاهش احتمال ثبت رزروهای متداخل
• ثبت منظم ورود، اقامت و خروج مهمانان
• محاسبه هزینه اتاق و خدمات اضافه‌شده به پرونده
• پیگیری حساب مهمانان، آژانس‌ها و شرکت‌های طرف قرارداد
• تفکیک دسترسی مسئول پذیرش، مدیر و سایر کارکنان
• تهیه گزارش از رزروها، اقامت‌ها، خدمات و امور مالی

این نرم‌افزار برای چه مراکز اقامتی مناسب است؟

ساختار اتاق‌ها، انواع اقامت، خدمات و کاربران در نرم‌افزار قابل تعریف است؛ بنابراین می‌توان آن را متناسب با اندازه و شیوه فعالیت مراکز اقامتی مختلف تنظیم کرد.

• هتل‌های کوچک و متوسط
• هتل‌آپارتمان‌ها
• مهمان‌پذیرها و مهمانسراها
• مسافرخانه‌ها و پانسیون‌ها
• کمپ‌ها و مراکز اسکان موقت
• مجموعه‌های دارای چند ساختمان یا مرکز اقامتی
• مراکز طرف قرارداد با شرکت‌ها و آژانس‌های مسافرتی
• مجموعه‌های پذیرنده تورها و گروه‌های مسافرتی

برای انتخاب نسخه مناسب باید تعداد اتاق‌ها، تعداد کاربران، تعداد رایانه‌ها، شیوه پذیرش و امکانات مالی یا ارتباطی موردنیاز مشخص شود.

تعریف اتاق‌ها، واحدها و انواع اقامت

پیش از شروع پذیرش، مشخصات مجموعه اقامتی و اتاق‌های آن در نرم‌افزار تعریف می‌شوند. اتاق‌ها را می‌توان بر اساس ساختمان، طبقه، نوع یا ظرفیت دسته‌بندی کرد تا دسترسی کاربران و گزارش‌گیری دقیق‌تر شود.

تعریف انواع اتاق و واحد اقامتی

اتاق یک‌نفره، دونفره، چندنفره، سوئیت، واحد کانکت یا سایر انواع محل اقامت در نرم‌افزار قابل تعریف هستند. برای هر اتاق می‌توان مشخصات و تعرفه‌های مربوط را ثبت کرد.

تعریف شیوه‌های مختلف اقامت

انواع اقامت مانند اقامت بدون وعده غذایی، اقامت همراه با صبحانه یا سایر بسته‌های اقامتی می‌توانند به‌صورت جداگانه تعریف شوند. این تفکیک، محاسبه مبلغ و گزارش‌گیری از نوع اقامت مهمانان را ساده‌تر می‌کند.

مدیریت چند مرکز اقامتی

در مجموعه‌هایی که بیش از یک هتل، مهمانسرا یا مرکز اسکان دارند، اطلاعات مراکز و اتاق‌های مربوط به هر مجموعه می‌تواند به‌صورت تفکیک‌شده تعریف و مدیریت شود.

مشاهده وضعیت اتاق‌ها با سیستم رک هتل

سیستم رک، نمایی گرافیکی از وضعیت اتاق‌ها در بازه زمانی مشخص ارائه می‌دهد. مسئول پذیرش می‌تواند بدون بررسی چندین فهرست، مشاهده کند که هر اتاق آزاد، رزروشده، اشغال‌شده یا لغوشده است.

• نمایش وضعیت اتاق‌ها در تقویم و نمای ماهانه
• تشخیص سریع ظرفیت آزاد مجموعه
• مشاهده خلاصه پرونده مرتبط با هر اتاق
• دسترسی مستقیم به پرونده پذیرش مهمان
• ثبت پذیرش جدید از محیط سیستم رک
• کاهش احتمال تخصیص هم‌زمان یک اتاق به چند رزرو

استفاده از رنگ‌های مشخص برای هر وضعیت، بررسی ظرفیت و برنامه اقامت مهمانان را برای کاربران پذیرش سریع‌تر می‌کند.

ثبت رزرو، پذیرش و تخصیص اتاق

فرایند اقامت از ثبت مشخصات مهمان و زمان ورود آغاز می‌شود. مسئول پذیرش می‌تواند تاریخ ورود و خروج، تعداد نفرات، نوع اقامت، اتاق انتخاب‌شده و سایر اطلاعات لازم را در پرونده پذیرش ثبت کند.

ثبت اطلاعات مهمان

مشخصات فردی، اطلاعات تماس و داده‌های موردنیاز پذیرش در پرونده مهمان نگهداری می‌شوند. در مراجعات بعدی می‌توان اطلاعات ثبت‌شده را بازیابی کرد و سابقه اقامت‌های قبلی را مشاهده نمود.

تخصیص اتاق بر اساس ظرفیت و وضعیت

اتاق مناسب با توجه به تاریخ اقامت، ظرفیت و وضعیت فعلی انتخاب می‌شود. پس از ثبت پذیرش، وضعیت اتاق در سیستم رک به‌روزرسانی خواهد شد.

کنترل ورود و خروج مهمان

زمان ورود، مدت اقامت و زمان خروج مهمان در سیستم ثبت می‌شوند. هنگام خروج، خدمات و هزینه‌های پرونده بررسی شده و صورتحساب نهایی برای تسویه آماده می‌شود.

ثبت خدمات و هزینه‌ها در پرونده مهمان

هزینه اقامت تنها بخش صورتحساب مهمان نیست. خدماتی مانند غذا، نوشیدنی، سرویس اضافه یا کالاهای ارائه‌شده نیز می‌توانند در طول اقامت به پرونده پذیرش افزوده شوند.

هر خدمت با عنوان، تعداد، مبلغ و زمان ثبت در پرونده نگهداری می‌شود. در زمان تسویه، هزینه اتاق و تمام خدمات ثبت‌شده در صورتحساب نهایی مهمان محاسبه خواهند شد.

• تعریف خدمات قابل ارائه در هر مرکز
• ثبت غذا، کالا یا سرویس در پرونده اقامت
• مشاهده جزئیات هزینه‌های مهمان
• چاپ صورتحساب تفکیک‌شده
• گزارش‌گیری از خدمات فروخته‌شده

مدیریت آژانس‌ها و شرکت‌های طرف قرارداد

مهمان ممکن است مستقیماً مراجعه کند یا از طرف یک آژانس مسافرتی، شرکت، اداره یا سازمان معرفی شود. اطلاعات معرف مهمان در پرونده پذیرش ثبت می‌شود تا رزروها و حساب‌ها بر اساس طرف قرارداد قابل تفکیک باشند.

ثبت معرف مهمان

آژانس‌ها، شرکت‌ها و اشخاص معرف در سیستم تعریف می‌شوند. هنگام پذیرش می‌توان معرف مرتبط با مهمان را انتخاب کرد و بعداً از اقامت‌ها و عملکرد هر معرف گزارش گرفت.

کنترل حساب طرف‌های قرارداد

دریافت‌ها، پرداخت‌ها، بدهکاری و بستانکاری شرکت‌ها یا آژانس‌های طرف قرارداد در دفتر حساب ثبت می‌شود. این قابلیت برای مجموعه‌هایی که تسویه آن‌ها به‌صورت دوره‌ای انجام می‌شود، کاربرد دارد.

پذیرش گروه‌ها، تورها و کاروان‌ها

برای تورهای گردشگری، گروه‌های سازمانی یا کاروان‌های زیارتی، ثبت جداگانه و پراکنده هر رزرو می‌تواند فرایند پذیرش را طولانی کند. نرم‌افزار امکان ثبت اطلاعات گروه و تخصیص اتاق‌ها را در قالب پذیرش گروهی فراهم می‌کند.

• ثبت مشخصات گروه یا تور
• تعیین آژانس یا سازمان معرفی‌کننده
• ثبت فهرست مهمانان گروه
• اختصاص چند اتاق به یک پرونده گروهی
• تهیه واچر یا گزارش پذیرش گروه
• تفکیک حساب گروه از مهمانان انفرادی

صورتحساب، صندوق و امور مالی هتل

هزینه اتاق، مدت اقامت و خدمات اضافه‌شده به پرونده، مبنای تهیه صورتحساب مهمان هستند. دریافت‌ها و مانده حساب در پرونده ثبت می‌شوند تا وضعیت تسویه در زمان خروج مشخص باشد.

گردش حساب مهمانان

پرداخت‌های انجام‌شده، هزینه‌های ثبت‌شده و مانده حساب هر مهمان در سیستم قابل مشاهده است. این اطلاعات از زمان پذیرش تا خروج و تسویه نهایی همراه پرونده باقی می‌مانند.

دفتر حساب اشخاص

دریافت‌ها و پرداخت‌های مستقل مجموعه، مانند حساب شرکا، کارکنان، تأمین‌کنندگان و مشتریان طرف قرارداد، می‌توانند در دفتر حساب ثبت شوند.

حساب‌های بانکی و چک‌ها

اطلاعات حساب‌های بانکی و چک‌های دریافتی یا پرداختی قابل ثبت و پیگیری هستند. مدیر مجموعه می‌تواند اسناد مالی را همراه با سایر اطلاعات حسابداری نگهداری کند.

کنترل کالا و موجودی انبار

کالاها و اقلام مصرفی یا قابل فروش مرکز اقامتی می‌توانند در بخش انبار تعریف شوند. ورود و خروج کالا ثبت می‌شود تا مدیر بتواند موجودی و گردش اقلام را بررسی کند.

• تعریف کالا و گروه‌بندی اقلام
• ثبت ورود کالا به انبار
• ثبت خروج یا مصرف کالا
• مشاهده موجودی اقلام
• دریافت گزارش گردش کالا در بازه زمانی

سطح امکانات انبار و ارتباط آن با خدمات قابل ارائه باید بر اساس نسخه انتخابی نرم‌افزار بررسی شود.

مدیریت کاربران و سطح دسترسی کارکنان

مسئول پذیرش، مدیر، حسابدار و کاربر انبار به بخش‌های متفاوتی از نرم‌افزار نیاز دارند. برای هر کاربر می‌توان حساب مستقل تعریف کرد و دسترسی او را بر اساس وظایف شغلی محدود نمود.

• تعریف نام کاربری مستقل برای کارکنان
• محدودکردن دسترسی به اطلاعات مالی
• کنترل امکان مشاهده یا ویرایش پرونده‌ها
• محدودکردن دسترسی به تنظیمات نرم‌افزار
• نمایش محیط ساده‌تر بر اساس مجوزهای هر کاربر
• کنترل دسترسی به گزارش‌های مدیریتی

استفاده تک‌کاربره یا تحت شبکه

مجموعه‌های کوچک می‌توانند نرم‌افزار را روی یک رایانه نصب کنند. در هتل‌ها یا مراکز دارای چند بخش، امکان استفاده تحت شبکه و دسترسی هم‌زمان کاربران مجاز از چند رایانه وجود دارد.

در نسخه شبکه، بانک اطلاعاتی روی رایانه میزبان یا سرور قرار می‌گیرد و کاربران به اطلاعات مشترک متصل می‌شوند. تعداد رایانه‌ها و لایسنس‌های موردنیاز باید پیش از خرید مشخص شود.

گزارش‌های مدیریتی و عملکرد مرکز اقامتی

اطلاعات ثبت‌شده در رزروها، پذیرش‌ها، خدمات، حساب‌ها و انبار قابل جست‌وجو و گزارش‌گیری هستند. مدیر می‌تواند گزارش‌ها را در بازه زمانی موردنظر و بر اساس مرکز، اتاق، مهمان یا معرف محدود کند.

• گزارش رزروها و پذیرش مهمانان
• گزارش اتاق‌های آزاد، رزروشده و اشغال‌شده
• گزارش ورود و خروج مهمانان
• گزارش درآمد حاصل از اقامت و خدمات
• گزارش عملکرد آژانس‌ها و معرف‌ها
• گزارش دریافت‌ها، پرداخت‌ها و مانده حساب‌ها
• گزارش موجودی و گردش کالاهای انبار

گزارش‌ساز قابل تنظیم

در نسخه دارای گزارش‌ساز، کاربر مجاز می‌تواند ستون‌ها و اطلاعات موردنیاز گزارش را انتخاب کرده و قالب خروجی را متناسب با نیاز مدیریت تنظیم کند.

پیامک و شناسایی تماس مهمانان

در صورت فعال‌بودن امکانات ارتباطی، نرم‌افزار می‌تواند برای ارسال پیام‌های اطلاع‌رسانی یا شناسایی تماس‌های ورودی مورد استفاده قرار گیرد.

ارسال پیامک

با اتصال به سامانه پیام کوتاه سازگار، امکان ارسال پیام‌های خوشامدگویی، اطلاع‌رسانی یا یادآوری برای مهمانان و گزارش‌های موردنیاز مدیریت فراهم می‌شود.

Caller ID

با اتصال تجهیزات Caller ID سازگار، شماره تماس ورودی شناسایی می‌شود و در صورت ثبت‌شدن شماره، دسترسی به اطلاعات شخص سریع‌تر خواهد بود.

فعال‌سازی این امکانات به نسخه نرم‌افزار، سامانه پیامکی و تجهیزات سازگار مجموعه بستگی دارد.

فرایند کار از رزرو تا خروج مهمان

1. تعریف مجموعه:
   مرکز اقامتی، اتاق‌ها، انواع اقامت، تعرفه‌ها، خدمات و کاربران تعریف می‌شوند.
2. بررسی ظرفیت:
   مسئول پذیرش وضعیت اتاق‌ها را در سیستم رک مشاهده می‌کند.
3. ثبت رزرو یا پذیرش:
   مشخصات مهمان، تاریخ ورود و خروج، تعداد نفرات و اتاق ثبت می‌شوند.
4. تخصیص اتاق:
   اتاق آزاد به پرونده مهمان اختصاص یافته و وضعیت آن در سیستم رک تغییر می‌کند.
5. ثبت خدمات:
   غذا، کالا و سایر خدمات ارائه‌شده در پرونده اقامت ثبت می‌شوند.
6. تسویه و خروج:
   صورتحساب نهایی محاسبه، پرداخت ثبت و خروج مهمان انجام می‌شود.
7. گزارش‌گیری:
   مدیر مجموعه گزارش ظرفیت، درآمد، خدمات و عملکرد مالی را بررسی می‌کند.

مشخصات فنی و شیوه راه‌اندازی

نصب، آموزش، به‌روزرسانی و پشتیبانی

پس از انتخاب نسخه مناسب، نرم‌افزار روی رایانه پذیرش یا شبکه داخلی مجموعه نصب می‌شود. سپس اتاق‌ها، تعرفه‌ها، خدمات، کاربران و تنظیمات اولیه ثبت خواهند شد.

نسخه تک‌کاربره برای استفاده روی یک رایانه طراحی شده است. در راه‌اندازی تحت شبکه، بانک اطلاعاتی Microsoft SQL Server و ارتباط رایانه‌های کاربران باید متناسب با زیرساخت مجموعه تنظیم شوند.

راهنمای نصب و آموزش بخش‌های مختلف نرم‌افزار در محتوای آموزشی عارف رایانه ارائه شده است. شرایط پشتیبانی، به‌روزرسانی و امکانات هر نسخه باید مطابق صفحه خرید یا قرارداد محصول بررسی شود.

تفاوت نرم‌افزار هتلداری با مدیریت دستی رزروها

برای انتخاب نسخه مناسب چه اطلاعاتی لازم است؟

• نوع مرکز اقامتی و تعداد اتاق‌ها
• تعداد کاربران و رایانه‌های مورد استفاده
• نیاز به استفاده تک‌کاربره یا تحت شبکه
• نیاز به مدیریت چند مرکز یا ساختمان
• نوع خدمات قابل ارائه به مهمانان
• نیاز به مدیریت آژانس‌ها، تورها و شرکت‌ها
• نیاز به انبار، پیامک، Caller ID یا گزارش‌ساز

نرم‌افزار در نسخه‌های استاندارد، پیشرفته و حرفه‌ای عرضه می‌شود و امکان تهیه لایسنس برای رایانه‌های بیشتر نیز وجود دارد. جزئیات امکانات هر نسخه باید پیش از خرید با نیازهای مجموعه تطبیق داده شود.