نرم‌افزار دفترچه تلفن و مدیریت مشتریان

نرم‌افزار دفترچه تلفن چه کمکی به مدیریت اطلاعات مشتریان می‌کند؟

وقتی شماره تلفن‌ها، آدرس‌ها و اطلاعات مشتریان در دفترهای کاغذی، فایل‌های Excel یا تلفن همراه کارکنان نگهداری شوند، پیدا کردن اطلاعات به افراد خاص وابسته می‌شود. با افزایش تعداد مخاطبان نیز احتمال ثبت اطلاعات تکراری، ناقص یا پراکنده بیشتر خواهد شد.

نرم‌افزار دفترچه تلفن عارف رایانه اطلاعات اشخاص، شرکت‌ها، مشتریان و طرف‌های حساب را در یک بانک اطلاعاتی متمرکز نگهداری می‌کند. کاربران مجاز می‌توانند مخاطبان را ثبت و طبقه‌بندی کنند، بر اساس اطلاعات مختلف جست‌وجو انجام دهند و گزارش‌های موردنیاز مجموعه را تهیه نمایند.

• ثبت متمرکز اطلاعات اشخاص و شرکت‌ها
• دسترسی سریع به شماره‌ها، آدرس‌ها و اطلاعات تماس
• گروه‌بندی مشتریان بر اساس ساختار کسب‌وکار
• جست‌وجوی ساده و ترکیبی در اطلاعات ثبت‌شده
• ارسال پیامک تکی یا گروهی برای مخاطبان
• شناسایی تماس‌گیرنده با تجهیزات Caller ID سازگار
• ثبت دریافت‌ها، پرداخت‌ها و گردش حساب مشتری
• تهیه گزارش و خروجی از بانک اطلاعاتی مخاطبان

این نرم‌افزار برای چه مجموعه‌هایی مناسب است؟

نرم‌افزار برای مجموعه‌هایی مناسب است که تعداد زیادی شخص، مشتری، همکار یا طرف حساب دارند و می‌خواهند اطلاعات تماس و سوابق مرتبط را به‌صورت ساختاریافته نگهداری کنند.

• شرکت‌ها و سازمان‌ها
• فروشگاه‌ها و مراکز تجاری
• دفاتر خدماتی و اداری
• مؤسسات آموزشی، فرهنگی و صنفی
• مراکز دارای تماس‌های ورودی پرتعداد
• واحدهای فروش، روابط عمومی و پشتیبانی
• مجموعه‌های دارای چند کاربر و چند رایانه
• کاربرانی که به یک دفترچه تلفن شخصی پیشرفته نیاز دارند

این محصول بیشتر برای مدیریت اطلاعات تماس، مخاطبان و گردش حساب ساده طراحی شده است. مجموعه‌هایی که به مدیریت سرنخ فروش، کاریز فروش، کمپین‌های بازاریابی و اتوماسیون فرایندها نیاز دارند، باید پیش از خرید تفاوت آن را با یک CRM کامل بررسی کنند.

تشکیل پرونده کامل برای اشخاص و شرکت‌ها

برای هر شخص یا شرکت می‌توان یک پرونده مستقل ایجاد کرد. اطلاعات پایه، مشخصات تماس و داده‌های تکمیلی در بخش‌های مشخص ثبت می‌شوند تا کاربران برای دسترسی به اطلاعات مشتری به چند فایل یا دفتر جداگانه مراجعه نکنند.

ثبت اطلاعات فردی و سازمانی

نام، نام خانوادگی، عنوان مخاطب، نام شرکت، کد شخص، شغل، زمینه فعالیت و اطلاعات موردنیاز مجموعه در پرونده ثبت می‌شوند. امکان ذخیره تصویر نیز برای شناسایی بهتر مخاطبان وجود دارد.

ثبت شماره‌های تماس و راه‌های ارتباطی

برای هر شخص یا شرکت می‌توان چند شماره تلفن، شماره همراه، شماره مخصوص پیامک، ایمیل، وب‌سایت و آدرس ثبت کرد. یکی از اطلاعات ثبت‌شده نیز می‌تواند به‌عنوان راه ارتباطی اصلی انتخاب شود.

ثبت اطلاعات تکمیلی

اطلاعات شغلی، تحصیلی، شرکتی و سایر مشخصات موردنیاز در پرونده مخاطب نگهداری می‌شوند. این داده‌ها علاوه بر تکمیل پرونده، در جست‌وجو و گزارش‌گیری نیز قابل استفاده هستند.

گروه‌بندی و طبقه‌بندی مشتریان

ثبت اطلاعات بدون طبقه‌بندی، پس از افزایش تعداد مشتریان کارایی خود را از دست می‌دهد. در نرم‌افزار می‌توان اشخاص را بر اساس گروه، دسته، شغل، زمینه فعالیت یا منطقه جغرافیایی تفکیک کرد.

• تعریف گروه‌هایی مانند مشتریان، همکاران و تأمین‌کنندگان
• ایجاد دسته‌های زیرمجموعه برای تفکیک دقیق‌تر
• طبقه‌بندی مخاطبان بر اساس شغل یا زمینه فعالیت
• تفکیک اشخاص بر اساس شهر یا منطقه جغرافیایی
• مرتب‌سازی فهرست بر اساس نام، گروه، شغل یا سایر اطلاعات

این طبقه‌بندی برای تهیه فهرست‌های هدفمند، ارسال پیامک گروهی و دریافت گزارش از بخش مشخصی از مشتریان کاربرد دارد.

جست‌وجوی سریع و پیشرفته در اطلاعات مشتریان

کاربران می‌توانند مخاطب موردنظر را بر اساس نام، نام خانوادگی، شماره تماس، کد شخص، آدرس، شغل یا سایر اطلاعات ثبت‌شده پیدا کنند. همچنین دسترسی الفبایی به فهرست اشخاص، پیدا کردن مخاطبان را سریع‌تر می‌کند.

جست‌وجوی ترکیبی

در جست‌وجوی پیشرفته می‌توان چند شرط را هم‌زمان اعمال کرد؛ برای مثال مشتریان یک گروه خاص در منطقه مشخص یا اشخاص دارای شغل مشخص در یک شهر را پیدا کرد.

جست‌وجو بر اساس تاریخ و مناسبت

اطلاعات دارای تاریخ نیز می‌توانند در جست‌وجو استفاده شوند. این قابلیت برای تهیه فهرست اشخاص ثبت‌شده در یک بازه زمانی یا مخاطبان مرتبط با یک مناسبت کاربرد دارد.

شناسایی تماس‌گیرنده با Caller ID

با اتصال تجهیزات Caller ID سازگار، شماره تماس ورودی در نرم‌افزار شناسایی می‌شود. اگر شماره قبلاً در پرونده یکی از مشتریان ثبت شده باشد، نام و اطلاعات او در اختیار اپراتور قرار می‌گیرد.

این قابلیت برای منشی، اپراتور یا واحد پاسخ‌گویی مفید است؛ زیرا کاربر پیش از ادامه مکالمه می‌تواند مخاطب را شناسایی کرده و به اطلاعات ثبت‌شده او دسترسی پیدا کند.

نوع دستگاه، تعداد خطوط و سازگاری تجهیزات Caller ID باید پیش از خرید با زیرساخت تلفن مجموعه بررسی شود.

شماره‌گیری مستقیم از داخل نرم‌افزار

شماره‌های ثبت‌شده می‌توانند برای برقراری تماس از طریق تجهیزات ارتباطی سازگار مورد استفاده قرار گیرند. این قابلیت از ورود دوباره شماره و خطا هنگام شماره‌گیری جلوگیری می‌کند.

امکان استفاده از مودم تلفن، موبایل یا GSM Modem به نوع تجهیزات، درایورها و نسخه نرم‌افزار وابسته است و باید پیش از راه‌اندازی بررسی شود.

ارسال پیامک تکی و گروهی به مشتریان

شماره‌های مخصوص پیامک در پرونده مخاطبان ثبت می‌شوند. کاربر می‌تواند برای یک مشتری پیامک تکی ارسال کند یا پس از فیلتر و گروه‌بندی مخاطبان، پیام مشخصی را برای گروه انتخاب‌شده بفرستد.

• ارسال پیامک به یک مخاطب
• ارسال پیامک گروهی به فهرست انتخاب‌شده
• انتخاب مخاطبان بر اساس گروه، دسته یا نتیجه جست‌وجو
• استفاده از شماره‌های پیامکی ثبت‌شده در پرونده مشتری
• اتصال به سامانه پیام کوتاه سازگار

ارسال پیامک به فعال‌سازی حساب سامانه پیام کوتاه، تنظیمات صحیح و اعتبار ارسال نیاز دارد. هزینه پیامک و شرایط خط ارسال نیز مستقل از قیمت لایسنس نرم‌افزار بررسی می‌شود.

ثبت یادداشت‌ها، قرارها و پیگیری‌های روزانه

دفتر یادداشت نرم‌افزار برای ثبت قرارها، یادداشت‌های روزانه و موضوعات قابل پیگیری استفاده می‌شود. یادداشت‌های ثبت‌شده قابل جست‌وجو و چاپ هستند و به کاربران کمک می‌کنند اطلاعات پراکنده را در کنار بانک مخاطبان نگهداری کنند.

• ثبت عنوان و توضیحات یادداشت
• تعیین تاریخ برای قرار یا پیگیری
• جست‌وجو در یادداشت‌های قبلی
• چاپ فهرست یادداشت‌ها و برنامه‌ها

دفتر حساب و گردش مالی مشتریان

در دفتر حساب می‌توان دریافت‌ها و پرداخت‌های مربوط به مشتریان یا سایر حساب‌ها را ثبت کرد. هر شخص می‌تواند به یک حساب متصل شود تا بدهکاری، بستانکاری و گردش مالی او قابل پیگیری باشد.

ثبت دریافت و پرداخت

برای هر تراکنش می‌توان شخص، مبلغ، تاریخ، بابت و توضیحات را ثبت کرد. در صورت نیاز، رسید دریافت یا پرداخت نیز قابل چاپ است.

گزارش حساب مشتری

کاربر می‌تواند گردش حساب یک شخص را در بازه زمانی مشخص مشاهده کند و فهرست حساب‌های بدهکار، بستانکار یا تمام حساب‌ها را دریافت نماید.

دفتر حساب این محصول برای ثبت گردش مالی ساده طراحی شده است و نباید بدون بررسی امکانات، جایگزین نرم‌افزار حسابداری تخصصی در نظر گرفته شود.

گزارش‌گیری از اطلاعات اشخاص و مشتریان

اطلاعات فهرست مشتریان بر اساس فیلترها و ستون‌های موردنیاز قابل گزارش‌گیری هستند. مدیر می‌تواند فقط داده‌های ضروری را در خروجی نمایش دهد و از چاپ اطلاعات غیرمرتبط جلوگیری کند.

• گزارش فهرست اشخاص و شرکت‌ها
• گزارش شماره‌های تماس، آدرس‌ها و ایمیل‌ها
• گزارش مشتریان بر اساس گروه، شغل یا منطقه
• گزارش گردش حساب و مانده مشتریان
• گزارش فعالیت کاربران در ثبت، ویرایش یا حذف اطلاعات
• چاپ اطلاعات مخاطبان برای پاکت و مکاتبات پستی

طراحی گزارش‌های اختصاصی

در نسخه دارای گزارش‌ساز، ستون‌ها، عنوان‌ها و قالب چاپ گزارش قابل تنظیم هستند. فعال‌بودن گزارش‌ساز و سطح امکانات آن باید با نسخه انتخابی تطبیق داده شود.

خروجی گرفتن از اطلاعات

فهرست‌ها و گزارش‌ها می‌توانند برای استفاده در نرم‌افزارهای دیگر به فرمت‌های متداول مانند Excel، HTML یا فایل‌های متنی صادر شوند. فرمت‌های دقیق خروجی باید بر اساس نسخه نرم‌افزار بررسی شوند.

استفاده تک‌کاربره یا تحت شبکه

نرم‌افزار می‌تواند روی یک رایانه نصب شود یا در مجموعه‌های دارای چند کاربر به‌صورت تحت شبکه راه‌اندازی گردد. در حالت شبکه، کاربران مجاز از رایانه‌های مختلف به بانک اطلاعاتی مشترک متصل می‌شوند.

تعداد کاربران هم‌زمان، رایانه میزبان و لایسنس‌های موردنیاز باید پیش از خرید مشخص شوند.

مدیریت کاربران و سطح دسترسی

برای کارکنان می‌توان نام کاربری مستقل تعریف کرد و دسترسی آن‌ها را به بخش‌های مختلف محدود نمود. برای مثال، امکان مشاهده گزارش‌های مالی یا ویرایش اطلاعات اصلی فقط در اختیار کاربران مجاز قرار گیرد.

• تعریف حساب کاربری مستقل
• محدودکردن دسترسی به اطلاعات و گزارش‌ها
• کنترل امکان ثبت، ویرایش یا حذف اطلاعات
• ثبت فعالیت کاربران در نرم‌افزار
• کاهش نمایش گزینه‌های غیرضروری برای هر کاربر

پشتیبان‌گیری از بانک اطلاعات مشتریان

اطلاعات مشتریان باید به‌صورت منظم پشتیبان‌گیری شوند. نرم‌افزار امکان تهیه نسخه پشتیبان از بانک اطلاعاتی را به‌صورت دستی یا زمان‌بندی‌شده فراهم می‌کند.

فایل پشتیبان نباید فقط روی رایانه اصلی نگهداری شود. بهتر است یک کپی نیز در حافظه یا فضای ذخیره‌سازی جداگانه قرار گیرد تا در صورت خرابی سخت‌افزار، اطلاعات قابل بازیابی باشند.

فرایند کار با نرم‌افزار دفترچه تلفن

1. تعریف ساختار اطلاعات:
   گروه‌ها، دسته‌ها، مشاغل و مناطق موردنیاز مجموعه تعریف می‌شوند.
2. ثبت مخاطب:
   اطلاعات فردی، شرکتی، شماره‌ها، آدرس‌ها و راه‌های ارتباطی وارد می‌شوند.
3. طبقه‌بندی:
   هر شخص در گروه، دسته، شغل یا منطقه مرتبط قرار می‌گیرد.
4. جست‌وجو و ارتباط:
   مخاطب بر اساس اطلاعات مختلف پیدا شده و تماس یا پیامک انجام می‌شود.
5. ثبت پیگیری یا حساب:
   یادداشت‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌های مرتبط ثبت می‌شوند.
6. گزارش‌گیری:
   اطلاعات مشتریان، حساب‌ها و فعالیت کاربران در قالب موردنیاز استخراج می‌شوند.

مشخصات فنی و شیوه راه‌اندازی

برای انتخاب نسخه مناسب چه اطلاعاتی لازم است؟

نرم‌افزار در نسخه‌های استاندارد، پیشرفته و حرفه‌ای عرضه می‌شود. از آنجا که جزئیات امکانات نسخه‌ها ممکن است متفاوت باشد، انتخاب باید بر اساس نیاز واقعی مجموعه انجام شود.

• تعداد کاربران و رایانه‌ها
• نیاز به استفاده تحت شبکه
• نیاز به Caller ID و تعداد خطوط تلفن
• نیاز به ارسال یا دریافت پیامک
• نیاز به دفتر حساب مشتریان
• نیاز به گزارش‌ساز و قالب‌های چاپی اختصاصی
• فرمت‌های موردنیاز برای خروجی اطلاعات

برای بررسی نسخه، لایسنس‌ها و تجهیزات سازگار، با
کارشناسان فروش عارف رایانه
مشورت کنید.